Sonderinformationen

Neue Kassenverordnung ab 01.01.2020

TSE-Zertifizierung für elektronische Registrierkassen

Zum Schutz gegen die Manipulation von Kassensystemen hat der Gesetzgeber neue Regelungen eingeführt.

Pflicht: Ab dem 1. Januar 2020 müssen grundsätzlich alle elektronischen Kassensysteme eine TSE-Zertifizierung vom BSI (Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik) besitzen.

Jedoch galt eine offizielle Nichtbeanstandungs-Regelung bis Ende September 2020. Bis dahin wurde nicht beanstandet, wenn Kassen noch nicht umgerüstet sind.

Update: Die Frist Ende September wurde im Juli 2020 aufgrund der CORONA-Krise von allen Bundesländern außer Bremen bis zum 31. März 2021 verschoben.

Verlängerung der Umstellung in Hessen

Fristverlängerung bei Kassenumstellung

Bedingung ist jedoch: Die betroffenen Unternehmen müssen einen verbindlichen Auftrag zur Aufrüstung ihres Kassensystems mit einer zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung (TSE) aufgeben.

Belegausgabepflicht

Mit dem Kassengesetz und der Kassensicherungsverordnung wurde 2020 die Belegausgabepflicht eingeführt: Wer mit elektronischen Kassensystemen arbeitet, muss jedem Kunden und Gast einen Beleg über den Geschäftsvorfall zur Verfügung stellen.

Wie jetzt? Immer? Ja. Egal ob nur ein Artikel gekauft oder verzehrt wird oder eine große Rechnung zustande kommt: Der Kassenbeleg muss ausgestellt werden, entweder papierhaft oder digital. Mit der Belegausgabepflicht verfolgt der Gesetzgeber das Ziel sicherzustellen, dass jeder einzelne Geschäftsvorfall auch wirklich dokumentiert wird. Dies ist eine Maßnahme zur Verhinderung von Steuerhinterziehung, Manipulationen und Schwarzgeld.

Die Belegausgabepflicht ist in § 146a Abs. 2 AO festgelegt und gilt ab dem 1. Januar 2020 für alle elektronische Kassensysteme.

Wichtig hierbei ist: Das Gesetz schreibt vor, jedem Kunden Kassenbons auszuhändigen. Ihre Kunden sind jedoch nicht dazu verpflichtet, diese auch anzunehmen.

Hierin unterscheidet sich die Regelung zum aktuellen Zeitpunkt von der Gesetzgebung in Italien, da hier der Kunde den Beleg mitnehmen muss.

Verfahrensdokumentation

Wichtig ist, dass auch eine Aktualisierung der Verfahrensdokumentation vorgenommen wird, damit insoweit eine formelle Ordnungsmäßigkeit der Kassenführung sichergestellt ist. Die Verfahrensdokumentation dient der Nachvollziehbarkeit und der Nachprüfbarkeit und daher muss jedes Datenverarbeitungssystem – also auch das Kassensystem – über eine übersichtliche gegliederte sowie aussagefähige und aktuelle Verfahrensdokumentation einschließlich einer Änderungshistorie verfügen.
Aus dieser muss der Inhalt, Aufbau, Ablauf und Ergebnisse des Datenverarbeitungsverfahrens vollständig und schlüssig ersichtlich sein.

Neben der Bedienungsanleitung der Kasse, Stammdaten-(änderungs-) Protokolle müssen auch die Kassenänderungsprotokolle (Artikel, Preise, u. a.) sowie eine Dokumentation der Grundprogrammierung und alle Programmänderungen in der Verfahrensdokumentation für jedes Kassensystem aufgenommen werden.

Fehlt die Verfahrensdokumentation bzw. ist diese nicht vollständig oder aktuell und kann eine Buchführung deshalb nicht progressiv und retrograd von der Finanzverwaltung (Stichwort: Kassennachschau) geprüft werden, liegt ein formeller Mangel vor. Dieser kann sogar zur Verwerfung der gesamten Buchführung und einer sich anschließenden Schätzung durch das Finanzamt führen.

Also sollten Sie hier zeitnah handeln, sofern Sie noch keine Verfahrensdokumentation erstellt haben und mit Ihrem Kassenaufsteller hierzu Rücksprache halten.

Eine Muster-Verfahrensdokumentation zur Kassenführung stellt der Deutsche Fachverband für Kassen- und Abrechnungstechnik e.V. kostenlos zum Download zur Verfügung.

Eine Checkliste zur Kassenführung ab dem 01.01.2020 können Sie direkt bei uns herunterladen. Auf den Seiten 5-12 finden Sie dort auch eine vereinfachte Verfahrensdokumentation zur Verwendung in Ihrem eigenen Interesse.





Checkliste zur Kassenführung ab dem 01.01.2020